[치과신문_이가영 기자 young@sda.or.kr] 미래기술로 여겨졌던 각종 디지털 기술이 사회 곳곳에 활력을 불어넣고 있다. 치과계 역시 ‘디지털 덴티스트리’의 물결이 새로운 흐름을 주도하고 있다. 3D 구강스캐너, 3D CT, 파노라마 등 전문 디지털 장비를 도입한 치과를 흔히 찾아볼 수 있고, 하나둘 도입된 디지털 기기들은 빠른 속도로 진료환경을 바꿔가고 있다. 보수교육이나 학술대회 강연, 업체 세미나 등에서도 ‘디지털 덴티스트리’는 매번 큰 관심을 모으며 없어선 안 될 트렌디한 이슈로 자리잡았다.

 

이러한 변화의 흐름을 체감한 까닭일까? ‘디지털 치과’ 구축을 위한 개원가의 활발한 움직임이 눈에 띈다. 그중 하나가 치과에서 환자기록을 디지털 형태로 기록하고 관리하는 ‘전자차트’ 시스템 도입이다. EDI를 통한 보험청구와 더불어 병의원의 전산화가 가속화되고 있는 요즘 전자차트 도입을 고려하는 치과의사들이 늘고 있다. 특히 치과 진료인력 구하기가 소위 ‘하늘의 별 따기’와 같은 상황에서 불필요하게 반복되는 데스크 업무를 줄여주고, 기존인력을 효율적으로 활용할 수 있도록 돕는 ‘진료 도우미’로서 각광받고 있다.

 

본지는 갑진년 새해를 맞아 실제 종이차트를 벗어나 전자차트를 도입한 치과에서는 이를 어떻게 활용하고 있는지, 전자차트 도입이 개원가에 어떤 편리함을 가져왔는지를 집중적으로 다뤄본다.<편집자주>

 

 

치아 통증으로 치과에 방문한 환자. 치과에 도착해 치과에 마련된 접수시스템을 통해 직접 접수를 진행한다. 내원 경험이 있는 구환은 물론 처음 내원한 신환 모두 간단한 입력만으로 손쉬운 등록이 가능하다. 데스크 직원은 접수내역 확인 후 진료실에 있는 치과의사에게 환자의 차트정보를 곧바로 전달한다. 치과의사는 체어에 환자를 눕히고 전자차트 프로그램을 통해 환자의 차트를 살핀다. 진료가 끝난 후에는 모니터를 보며 처치과정과 치료계획을 환자에게 설명한다. 전자차트에 어떤 진료를 했는지 클릭하면 보험청구가 자동으로 입력되기 때문에 차팅도 손쉽게 이뤄진다.

 

전자차트를 도입한 치과의 진료 패턴이다. 과거 치과에 방문환자가 한꺼번에 몰려 접수가 붐비는 경우에도 다른 환자의 수납업무 등을 처리하는 직원은 접수를 원하는 여러 환자들을 기다리게 할 수 밖에 없었던 시절이 있었다.

 

치과의사는 진료과정에서 환자에게 설명한 내용이나 환자에게 수행한 치료과정을 차트에 자세하게 기록해야 하는데, 직접 펜으로 종이차트에 글씨를 쓰는 일은 많은 시간이 소요되곤 했다. 특히나 환자진료를 위한 차트를 찾는 작업은 차트를 찾는 직원에게도, 환자의 차트를 기다리는 의사에게도 여간 번거로운 일이 아니었다.

 

전자차트는 진료접수 및 수납을 위한 환자 응대 시간과 차트를 찾는 데 소모되는 인력·시간을 크게 절감할 수 있다. 원장의 차트 작성-직원의 청구 두 가지 작업을 따로 진행하지 않아도 간편한 차팅과 보험청구가 가능하다. 결과적으로 비효율적으로 허비되는 시간을 단축함으로써 치과의사와 직원 모두의 업무 효율성이 향상되는 효과를 가져오게 된다.

 

전자차트 시스템을 도입해 사용하고 있는 치과 원장들은 ‘전자차트를 경험한 이상 예전 종이차트로 돌아갈 수 없다’고 입을 모은다.

 

그렇다면 전자차트는 일선 개원가에서 어떻게 활용되고 있을까? 몇 가지 키워드를 통해 전자차트의 특장점에 대해 알아보고자 한다.

 

#무인접수 #대기 축소 #절차 간소화

최근 대학병원은 물론 동네 병의원에서 터치스크린 방식의 무인 정보 단말기 ‘키오스크’를 어렵지 않게 만나볼 수 있다. 특히 코로나19 상황 속 ‘비대면’, ‘거리두기’ 등이 화두로 떠오르면서 병원 내 감염관리 강화를 위해 키오스크를 도입한 의료기관 수가 눈에 띄게 늘었고, 이렇게 자리잡은 무인접수 시스템이 보편화된 추세다.

 

현재 시장에 출시된 전자차트의 대부분은 키오스크 기능이 기본적으로 탑재돼 있다.

 

의료기관에 키오스크 시스템을 도입하면 환자가 직접 개인정보를 입력하기 때문에 직원과 환자 사이에서 일어날 수 있는 의사소통의 오류를 최소화할 수 있다. 접수과정 간편화로 환자가 치과에 머무르는 시간이 단축될 뿐만 아니라 혼잡도가 감소하기 때문에 쾌적한 진료환경을 조성할 수 있어 환자의 진료 만족도를 높일 수 있다.

대면 응대시간 역시 줄어들기 때문에 환자 접수를 담당하던 기존직원은 진료보조나 다른 업무에 집중할 수 있다는 것도 장점으로 꼽힌다.

 

 

#페이퍼리스 #시간 단축 #인력 분배

종이차트 사용 치과의 경우 환자가 내원하면 직원은 차트가 있는지부터 확인해야 한다. 신환은 차트를 새로 만들어야 하고, 구환이라면 차트를 찾아 날짜 도장을 찍어 치과의사에게 전달한 후 진료가 끝나면 다시 제자리에 넣어 보관해야 한다. 이 과정에서 원래 있던 곳이 아닌 다른 곳에 차트를 꽂아둔다거나 차트가 분실되기라도 하면 온 직원이 차트를 찾아 헤매는 불상사가 발생할 수 있다.

 

전자차트 시스템을 도입하게 되면 각각의 PC 혹은 태블릿 PC에서 차트에 접근할 수 있고, 이를 통해 환자의 정보를 자유롭게 주고받을 수 있다. 환자의 차트를 찾으러 이동해야 하는 번거로운 과정 자체가 생략되고, 몇 번의 조작만으로도 차트를 찾는 시간이 획기적으로 줄어들기 때문에 종이차트를 관리·보관하는 데 들이는 시간과 수고를 절감할 수 있다.

 

또한 종이차트 보관을 위해서는 별도의 보관 공간이 필요한데, 개원연차가 쌓일수록 종이차트의 양은 계속해 증가할 수밖에 없어 보관 공간도 확장되기 마련이다. 실제 종이차트 치과에서는 따로 공간을 갖춰 차트를 보관하고 있지만 만약 공간이 가득 차 더 이상 차트를 보관할 여유가 없어지면 원장실, 진료실에서까지 차트를 보관하기도 한다. 전자차트를 도입하면 이렇듯 비효율적으로 사용되는 공간을 새로운 공간으로 활용할 수 있게 된다.

 

 

#차팅-청구 한번에! #보험청구가이드

현행 의료법에서는 차트에 환자의 인적사항과 증상을 비롯해 진단결과, 치료내용, 진단일시 등을 반드시 기록하도록 규정하고 있다. 수기로 작성하다 보면 이러한 부분을 놓칠 수 있는데, 전자차트를 사용할 경우 기본 세팅된 프로그램 순서대로 차팅하면 해당사항을 누락하지 않고 꼼꼼하게 기록할 수 있다.

 

치과의사가 작성한 차팅을 직원이 해석해 보험청구하는 과정도 단일화 된다. 보험청구 버튼을 누르면 치과의사가 직접 청구가 가능하기 때문에 직원의 경우 따로 보험청구 작업을 해야 하는 시간이 단축돼 업무량이 현저히 줄게 된다.

 

더구나 최근 전자차트 프로그램은 지속적인 진화를 거쳐 초창기 청구프로세스에 비해 더욱 스마트한 보험청구 가이드라인을 제공하고 있다. 청구항목 등록을 클릭했을 때 보험산정기준에 어긋나는 부분이 있다면 즉각적으로 알려주고 원장이나 직원 부주의로 발생할 수 있는 심사조정과 삭감을 줄여줘 더욱 꼼꼼한 청구가 가능하다.

 

아울러 만약 고시가 변경된다면 이에 따라 프로그램도 지속적으로 업데이트되기 때문에 청구업무를 보다 쉽고 간편하게 진행할 수 있다는 점도 전자차트의 강점이다.

 

#개인정보보호법 #빠른 파기 #손쉬운 백업

진료기록 변경에 대한 이력관리 강화를 통해 진료기록에 대한 신뢰성은 높이고 진료의 연속성을 확보할 수 있다. 개인정보보호법 강화에 따라 보유기간이 경과하거나 개인정보 처리 목적이 달성된 정보는 즉각 폐기해야 한다.

 

전자차트는 이러한 환자의 다양한 개인정보 파기를 손쉽게 할 수 있는 기능을 보유하고 있다. 환자명부와 진료기록부, 처방전 등 개인정보의 법적 보관기간이 경과했을 때 파기할 자료를 선택해 빠르게 파기할 수 있다. 종이차트 파기와 비교해봤을 때 몇 번의 클릭으로 데이터 삭제가 가능하기 때문에 차트 파기 전문업체를 부른다든지, 치과인력이 직접 종이차트를 처리해야 하는 수고를 덜어준다.

 

프로그램에서 제공하는 백업 기능을 활용하면 프로그램에 저장된 정보를 자동으로 관리할 수 있어 종이차트를 사용했을 때 발생할 수 있는 차트의 분실, 훼손 등의 위험을 줄여준다.

 

#원활한 상담 #경영관리 #환자관리

최근의 전자차트 시스템은 환자 사진이나 엑스레이, 교정 진단, 외부기기 등과 연동되는 시스템을 제공하고 있다. 상담을 위한 영상자료도 포함돼 환자에게 치료과정과 내역을 설명하는 툴도 지원된다. 차팅 과정에서 치료계획이 수립되면 해당 내용을 알기 쉽게 보여주기 때문에 따로 직원 면담을 거치지 않아도 진료실에서 바로 상담이 가능하다.

 

다양한 검색기능을 통한 환자관리도 가능하다. 기간·시술·환자별 분류와 통계를 한눈에 확인할 수 있어 다양한 환자의 정보를 통한 각종 분석과 통계가 용이하며, 이를 응용해 월별 환자 분석이나 환자 증감률 등 치과경영에 필요한 정보를 산출할 수도 있다.

 

아울러 전자차트 내 기록된 정보를 불러내 열람이 가능하므로 예약에 맞춰 검진일에 문자를 발송하는 예약관리나 전화응대 등의 업무도 수월하게 처리할 수 있다.

 

치과에 전자차트 시스템을 도입한 한 개원의는 “과거에는 환자가 내원하면 대기환자가 없다 해도 진료를 위한 차트를 찾는 데 많은 시간이 소요됐다. 만약 여러 환자가 동시에 내원하기라도 하면 진료부터 수납까지 맨투맨으로 일일이 처리해야 했기 때문에 다른 환자들의 대기시간이 늘어나게 되고, 그로 인한 환자들의 불편함 역시 클 수밖에 없었다”면서 “전자차트 도입 후에는 진료접수와 문진, 처방전 출력까지 모두 가능해 데스크 업무가 크게 줄었고, 환자는 물론 진료인력의 만족도가 매우 높아진 상황”이라고 설명했다.

 

또 다른 개원의는 “차팅에서 청구로 이어지는 과정에서 치과의사와 직원 간 의사소통이 제대로 되지 않는다던가, 보험청구에 익숙지 않은 경우 청구항목이 누락되는 등 손해를 보는 상황이 종종 생기곤 했다. 그러나 전자차트 도입 후에는 간단한 조작만으로 쉽고 빠른 청구가 가능하고, 만약 오류가 발생해도 쉽게 알아볼 수 있도록 피드백해줘 골치 아픈 청구과정이 훨씬 간편해졌다”고 말했다.

 

 

 

디지털 도입은 ‘선도’, 전자 차트는 ‘머뭇’?

기존 차트 전환 방식 개선 풀어야 할 숙제

서울지부, 진입장벽 낮추기 위한 시범사업 운영

 

전 세계적으로도 디지털 기술 도입에 누구보다 적극적이고, 나아가 새로운 흐름을 주도하고 있는 우리나라 치과계지만 유독 종이차트의 디지털 전환, 즉 전자차트 도입에 있어서는 다소 발걸음이 더디다.

 

개원연차 높을수록 새로운 시스템 도입 부담 커

개원과 동시에 전자차트를 도입하는 신규개원의의 경우 부담이 덜하지만 수십 년 간 종이차트에 진료기록을 작성해온 개원의 입장에서 키보드를 이용해 차트를 작성하거나 태블릿 PC에 직접 입력하는 차팅 방식은 오히려 심리적인 불편함을 키울 수 있다는 의견도 있다.

 

꽤 오랜 시간 동안 치과에서 전자차트를 사용하고 있다는 50대 A원장은 “처음 전자차트를 도입했을 때 기본적인 세팅도 제대로 이뤄지지 않았을 뿐더러 조작법도 미숙해 수기차트를 작성하는 것보다 곱절의 시간이 걸리기도 했다. 당시 기본 UI나 청구과정 등 전자차트 역시 전반적인 시스템이 미흡했던 것으로 기억한다”면서 “그러나 지속적인 개선을 통해 사용성이 눈에 띄게 개선됐고 스스로 차트를 사용하며 익힌 노하우도 늘어 진료에서 전자차트를 유용하게 활용하고 있다”고 설명했다. 그러면서 “전자차트에 대한 부담은 2G폰에서 스마트폰으로 처음 넘어오던 어색함과 같은 결이라 생각한다. 지금은 온 국민이 스마트폰 없이는 일상생활을 하지 못할 정도로 보편화된 기술이 되지 않았나. 적응기를 거치면 누구나 쉽고 편하게 전자차트를 사용할 수 있을 것”이라고 덧붙였다.

 

 

기존 차트 스캔·업로드 방식 개선 필요

기존 종이차트 처리에 대한 부담도 전자차트의 진입장벽을 높이는 요인 중 하나다.

 

전자차트 시스템에서는 카메라 촬영을 통해 종이차트를 업로드하거나 스캔 파일을 올리는 형식으로 종이차트를 업로드할 수 있다.

 

종이차트에서 전자차트로 전환한 치과의 대다수는 기존 종이차트를 한 번에 스캔하지 않고 환자가 내원할 때 기존의 방식대로 종이차트를 체어로 가져오고, 기존차트를 확인해야 할 필요가 있으면 종이차트를 보면서 새로 추가되는 기록만 전자차트에 입력한다. 예약환자의 방문 전날 치과의사나 직원이 미리 차트를 스캔하거나 진료 틈틈이 시간을 내 스캔하는 방법을 택하는 치과도 많다. 전문 스캔업체에 종이차트 스캔을 맡기는 방법도 있지만, 이용료가 비싸기 때문에 선호도가 떨어지는 편이다.

 

각 치과 환경에 맞는 방법으로 차트를 전환해 사용하면 되겠지만, 일괄적으로든 단계적으로든 적게는 수천 장, 많게는 수만 장에 달하는 종이차트를 전환하기란 작업량이 만만치 않은 현실이다. 전자차트 사용 치과에서는 한 번에 여러 차트를 일괄적으로 업로드할 수 있는 시스템 혹은 PC나 스마트폰에서 활용되는 드래그 앤 드롭(마우스 끌기) 기능 추가 등 전자차트 사용자의 편의성을 높일 수 있는 방안에 대한 요구가 큰 상황이다.

 

고품질 이미지 활용 위한 용량 업그레이드

치과에서는 X-ray, CT 스캔 등의 이미지가 중요한 역할을 한다. 초창기 프로그램에 비해서는 선명한 이미지 구현이 가능해졌다고는 하나 여전히 향상된 이미지 관리 시스템이 필요하다는 의견이 나온다. 이와 비슷한 맥락으로 많은 양의 이미지를 보관할 수 있도록 차트의 용량도 업그레이드가 필요하다는 의견도 있다.

 

이외에도 △치과의사와 진료인력, 직원 중심의 간편하고 직관적인 인터페이스 지원 △해킹, 랜섬웨어, 바이러스 등 피해 방지 방안 △데이터 유출을 막기 위한 보안 강화 등에 대한 요구도 나오고 있다.

 

빠른 적응 위한 치의-직원 교육 진행돼야

막상 전자차트를 도입하기로 마음을 먹었다 하더라도 전자차트에 대한 경험이 전무하기 때문에 과연 우리치과를 전자차트로 전환됐을 때 효율적으로 사용이 가능할까에 대한 고민도 엿볼 수 있었다.

 

B 원장은 “시간과 장비를 들여 전자차트를 도입했는데 직원들이나 내가 적응을 못한다거나, 활용법이 너무 어려워 사용하지 않고 방치하게 된다면 큰 손해가 되지 않을까 염려된다”면서 “전자차트 도입 전 사용법 숙지를 위한 연습이나 사전교육이 필요하다”고 말했다.

 

현재 치과시장에 출시된 전자차트 프로그램으로는 오스템의 원클릭, 신흥의 덴트웹, 앤드컴, 덴트탑 등이 있다.

 

이중 원클릭 개발, 출시에 참여한 오스템 임플란트 관계자는 “전자차트 도입 치과의 경우 변화되는 환경에 대한 적응을 어렵게 생각하지만, 당사의 경우 현장 설치, 교육, 그리고 세팅 지원까지 대부분의 업무를 지원함으로써 디지털 전환에 대한 개원가의 걱정을 덜어주려 노력하고 있다”면서 “지역별로 SW전담 직원을 배치해 변경 전 네트워크 환경, 전산환경을 꼼꼼히 점검해주고, 전환 후에도 빠르게 사용할 수 있도록 교육지원을 하고 있다”고 밝혔다.

 

아울러 오스템임플란트는 원클릭 유저뿐 아니라 타 업체 전자차트 사용자, 전자차트 도입 신규회원, 전자차트 사용에 익숙한 치과원장과 직원 등을 모아 자문단을 구성, 주기적으로 회의를 열고 제품 개선에 대한 논의를 이어가고 있다. 오스템임플란트 SD서비스본부 신태하 이사는 “치과의사, 데스크 직원의 입장에서 다양한 의견을 청취하고 피드백을 수렴해 제품 사용에 실질적인 도움이 될 수 있도록 기능 개선에 최선을 다하고 있다. 앞으로도 꾸준한 업그레이드를 거쳐 사용자들에게 더 나은 프로그램을 선보일 것”이라고 전했다.

 

서울시치과의사회, ‘전자차트 도입’ 시범사업 운영

한편, 서울시치과의사회(회장 강현구·이하 서울지부) 병원경영개선지원특별위원회(위원장 함동선·이하 경영개선지원특위)는 ‘전자차트 도입’을 개원환경 개선을 위한 새로운 해법으로 제안하고, 서울지부 임원 및 각 위원회 위원 중 희망자에 한해 전자차트 도입 시범사업을 운영하고 있다.

 

경영개선지원특위 함동선 위원장은 “전자차트는 디지털 덴티스트리의 큰 흐름, 그리고 효율적 인력 배치를 통한 치과 개원환경 개선과도 맞닿아 있다”면서 “치과계도 디지털화가 빠르게 진행되고 있고, 디지털 기기를 활용해 진료 편의성을 높이는 노력들이 이어지고 있는 만큼 전자차트 역시 경영 효율성 증대라는 측면에서 큰 도움이 될 것”이라고 내다봤다.

 

또한 함 부회장은 “디지털 전환은 피해갈 수 없는 필수적인 부분으로 자리했다. 종이문서 기반의 작업처리 방식의 상당수가 전산화로 전환됐듯이 종이차트 역시 점차 사라지게 될 것”이라며 “어차피 도입할 거라면 회원들의 부담은 줄이면서도 접근성은 높이는 것이 이번 사업의 목적”이라고 설명했다.

 

경영개선지원특위는 시범사업 참여자들의 의견을 종합적으로 반영해 사업을 보완하고 향후 서울지부 회원을 대상으로 사업을 확대해갈 방침이다.